कम समय बर्बाद करने के लिए सुनिश्चित करने के लिए और अधिक संगठित कैसे किया जाए, इसकी तलाश एक निरंतर संघर्ष है, विशेष रूप से उन लोगों के लिए जो बहुत व्यस्त हैं।
अनगिनत किताबें और हजारों लेख हैं जो "चीजें प्राप्त कर रहे हैं" ”(GTD) सिद्धांत। लेकिन कई लोगों के लिए, जीटीडी के विचार और सिद्धांत इतने काम की तरह महसूस कर सकते हैं कि जब आप आयोजन कर रहे हों तो आपके पास वास्तव में किसी काम को पूरा करने का समय नहीं होगा।
यही कारण है कि आपके लिए कई GTD सिद्धांतों का प्रदर्शन करने वाले ऐप्स और ऑटोमेशन सेट करना महत्वपूर्ण है। या बहुत कम से कम जिस तरह से आप उन ऐप्स का उपयोग करते हैं, उन्हें व्यवस्थित और कुशल बने रहना चाहिए।
इनबॉक्स के साथ अव्यवस्था का आपका दिमाग
जब आप काम करना चाहते हैं, तो एक "इनबॉक्स" महत्वपूर्ण है। ईमेल इनबॉक्स नहीं, बल्कि एक कार्य इनबॉक्स।
आपके दिमाग को केंद्रित रखने और अधिक व्यवस्थित होने में मदद करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण तरीका अव्यवस्था को दूर करना है। अव्यवस्था का अर्थ उन विचारों या क्षणों से है जब आप उन कार्यों को याद करते हैं जिन्हें आपको करने की आवश्यकता है। उन क्षणभंगुर विकर्षणों को इनबॉक्स में टॉस करके, आप उन्हें अपने सिर से बाहर निकाल सकते हैं और व्याकुलता से बच सकते हैं।
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप इसके लिए क्या ऐप का उपयोग करते हैं, इसलिए इसमें एक इनबॉक्स है। यह सबसे अच्छा है अगर ऐप में वेब-आधारित टूल और मोबाइल ऐप दोनों शामिल हैं, ताकि आप इन विचारों को इकट्ठा कर सकें, चाहे आप कहीं भी हों या आप क्या कर रहे हैं।
In_content_1 all: [300x250] / डीएफपी: [640x360]->अपने इनबॉक्स को अपने ईमेल खाते से एकीकृत करके इसे और आगे ले जाएं। उदाहरण के लिए, आप एक जीमेल क्रोम प्लगइन के लिए टॉडिस्ट स्थापित कर सकते हैं जो अपने Gmail खाते के साथ ToDoist को एकीकृत करता है।
इस प्लगइन के साथ आप एक खुले ईमेल के शीर्ष पर ToDoist आइकन का चयन कर सकते हैं , और एक नए कार्य के रूप में अपने इनबॉक्स में ईमेल जोड़ने के लिए त्वरित जोड़ें कार्यसुविधा का उपयोग करें।
इससे आप छोटे कार्यों को करने में समय बर्बाद करने से बच सकते हैं, जबकि आप पाने की कोशिश कर रहे हैं। आपके ईमेल इनबॉक्स का ध्यान रखा गया है। बस एक तरफ ईमेल सेट करें जो एक नए कार्य के रूप में आपके समय की आवश्यकता है, और आगे बढ़ें।
अधिकांश टू-डू ऐप्स के साथ, आमतौर पर ब्राउज़र के लिए क्रोम एक्सटेंशन भी होता है।
p>इससे आप एक वेब पेज पर पढ़ रहे जानकारी के आधार पर एक नया कार्य जोड़ सकते हैं। विचार अपने इनबॉक्स में विचारों को जोड़ने के लिए त्वरित और आसान तरीके प्रदान करने के लिए है ताकि आपको बाद में उन्हें याद करने की कोशिश न करनी पड़े।
अधिक संगठित होने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है, जो आपको बनाए रख रहा है। मन स्पष्ट और मुक्त।
अपने कैलेंडर को व्यवस्थित रखें
बहुत से लोग एक ही चीज़ के लिए अपने कैलेंडर और अपने इनबॉक्स का उपयोग करने का प्रयास करते हैं; कार्यों को ट्रैक करने के लिए। यह वह नहीं है जो एक कैलेंडर के लिए है।
आपका कैलेंडर वह जगह है जहां आप केवल समय से संबंधित घटनाओं को निर्धारित करते हैं। सभी कार्य नहीं। आपके कैलेंडर में केवल निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:
"फोकस समय" ब्लॉक कार्य के अंदर विशिष्ट नहीं होना चाहिए। पंचांग। यह वही है जो आपकी डू-लिस्ट के लिए है, और आपकी टू-डू लिस्ट वह जगह है जहाँ आप यह तय करेंगे कि आप अपना फोकस टाइम ब्लॉक के दौरान किस काम पर करेंगे।
आवर्ती घटनाओं से परे अपॉइंटमेंट, और फ़ोकस टाइम, आपके बाकी कैलेंडर मीटिंग्स या अन्य अनपेक्षित कार्यों के लिए खुले रहने चाहिए।
यदि आपके पास समय उपलब्ध है, तो आप हमेशा अपने कार्यों के लिए अधिक फोकस समय के साथ उन्हें भर सकते हैं। यदि मीटिंग फ़ोकस टाइम पर शेड्यूल हो जाती है, तो इसे आवश्यकतानुसार बदल दें।
आप ऊपर दिए गए कैलेंडर को देखेंगे टास्क स्टेजिंगहर सुबह, और साप्ताहिक टास्क की समीक्षा मजबूत>शुक्रवार को। ये वे हैं जहाँ आप अपने इनबॉक्स को छांटते हैं, और नीचे दिए गए अनुभागों में वर्णित के अनुसार अपनी परियोजनाओं की योजना बनाते हैं और प्राथमिकता देते हैं।
अपनी प्राथमिकताओं को बदलने की प्राथमिकताएँ
जीवन तेज़ी से बदलता है, और वे परिवर्तन आपकी प्राथमिकताओं को बदल सकते हैं।
आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली कोई भी सूची शीर्ष स्तर की परियोजनाओं के साथ व्यवस्थित होनी चाहिए जो उन जीवन प्राथमिकताओं का प्रतिनिधित्व करती हैं। उदाहरण के लिए, मेरे जीवन के सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्र जो मैं अपने कार्यों पर ध्यान केंद्रित करता हूं, उनमें शामिल हैं:
अपने साप्ताहिक कार्य की समीक्षा के दौरान, आप अपने सभी कार्य क्षेत्रों के माध्यम से स्कैन करना चाहते हैं। और सुनिश्चित करें कि इन सभी परियोजनाओं में आपके द्वारा शामिल किए गए कार्य अभी भी प्रासंगिक और महत्वपूर्ण हैं।
आप या तो कार्यों के प्राथमिकता स्तर को बदलकर, या उन्हें पूरी तरह से हटाकर ऐसा करते हैं।
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GTD में सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से एक उन चीजों से छुटकारा पा रहा है जो अब महत्वपूर्ण नहीं हैं। ये ऐसे कार्य हैं जो केवल जगह ले रहे हैं और अव्यवस्था पैदा कर रहे हैं। इस अव्यवस्था से छुटकारा पाना अधिक संगठित होने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।
प्रत्येक कार्य को देखते समय, तीन चरणों का पालन करें।
यह सुनिश्चित करने का एक आसान तरीका है कि आप इस सप्ताह के लिए मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग करें और कार्यों और प्राथमिकताओं की समीक्षा करें। जब आप घर पर आराम कर रहे हों। डेक पर बैठें, एक कॉफी लें और स्कैन करें और अपने कार्यों को फिर से प्राथमिकता दें।
प्रॉजेक्ट्स प्रॉपरली एंड ओवर-एस्टिमेट टाइम
हर सुबह अपने टू-इन इनबॉक्स के जरिए काम करने और हर टास्क के दो मुख्य कंपोनेंट्स को प्लान करने का समय बिताएं।
समय का अनुमान केवल प्रयास के बारे में निर्णय है। यदि आपको एक पूरा सत्र दिया जाता है, तो क्या इसमें 5-15 मिनट, 15-30 मिनट, 30-60 मिनट या एक घंटे से अधिक समय लगेगा? इन टाइमफ्रेम के लिए रंगीन लेबल बनाएं, और उन्हें प्रत्येक नए कार्य पर लागू करें।
जब कार्यों का समय लगता है, तो हमेशा थोड़ा अधिक-अनुमान। अन्यथा आप लगातार अपने आप को समय के साथ समाप्त होने वाले कार्यों से भागते हुए पाएंगे।
प्रत्येक कार्य की आलोचना यह है कि आपको इसे कैसे पूरा करना है? क्या आपके बॉस ने शुक्रवार तक रिपोर्ट करने के लिए कहा था? यह एक "प्राथमिकता 1" है जिसे आपको लाल रंग में उजागर करना चाहिए। क्या यह उस पुस्तक का एक अध्याय है जिसे आप किसी दिन लिखना चाहते हैं? यह "प्राथमिकता 3" है और नीले रंग में हाइलाइट किया गया है।
विशिष्ट रंग मायने नहीं रखते हैं, इसलिए जब तक आप समझते हैं कि रंगों का क्या अर्थ है।
उन चीजों के साथ तालमेल बनाएं जिन्हें आप प्यार करते हैं।हर चीज को एक राग की तरह महसूस नहीं करना पड़ता है। वास्तव में, जितने अधिक कार्य आप एक-दूसरे के साथ जोड़ सकते हैं, उतना ही अधिक समय आप खाली करेंगे।
यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं।
थोड़ी रचनात्मकता के साथ, आप। अपनी शेड्यूल में कई कार्यों को संयोजित करें और अपने शेड्यूल में ओवरलैपिंग घंटे के दौरान कई कार्यों को पूरा करें।
इस प्रकार का रचनात्मक समय प्रबंधन GTD सिद्धांतों का उपयोग करके सुपर-कुशल होने के लिए महत्वपूर्ण है।
महत्व के बजाय समय का उपयोग करने को प्राथमिकता दें
जब आप कार्यों को प्राथमिकता देते हैं, तो उनके बारे में न सोचें कि वे कितने महत्वपूर्ण हैं आपके लंबे समय के लक्ष्य हैं। तात्कालिकता के संदर्भ में उनके बारे में सोचें।
आपको उस कार्य को करने के लिए कितना जरूरी होना चाहिए? यदि आप इसे पूरा करने के लिए एक और दिन, या एक और सप्ताह लेते हैं, तो क्या होगा?
"प्राथमिकता 1" केवल एक ही कार्य होना चाहिए, जो 24 घंटे में एक कठिन समय सीमा है। यदि आपके पास कुछ और दिन (बाद में) हैं, तो इसे "प्राथमिकता 2" बनाएं। किसी भी कार्य के लिए जिसे आप किसी दिन "समाप्त" करना चाहते हैं, उसे "प्राथमिकता 3" बनाएं।
हर सुबह, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने दैनिक कार्यक्रम की समीक्षा करें कि यह संतुलित और यथार्थवादी है।
यदि बहुत लाल है, तो अपने समय पर उन कार्यों के लिए अनुमान लगाएं और सुनिश्चित करें कि वे फोकस समय के अपने ब्लॉक के अंदर फिट हो सकते हैं। यदि वे नहीं करते हैं, तो आपको संपर्क करने की आवश्यकता है जिसने भी आपके लिए समय सीमा बनाई है और या तो बाद की समय सीमा के लिए पूछें, या अपनी टीम के किसी व्यक्ति को सौंपें जिसके पास समय है।
आपको हर चीज से निपटना चाहिए। "समय" के संदर्भ में। महत्व का अर्थ है "इस कार्य को पूरा करने के लिए मेरे पास कितना कम समय बचा है?"
दिन के दौरान एक बार आपका ध्यान केंद्रित समय आने पर, बाकी सब (ईमेल सहित) बंद करें और उन कार्यों के माध्यम से काम करना शुरू करें।
अनुस्मारक का प्रभावी ढंग से उपयोग करें
यदि आप उन्हें प्रभावी ढंग से उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो अनुस्मारक बेहद कष्टप्रद हो सकते हैं। आपको केवल समय से संबंधित कार्यों जैसे नियुक्तियों या बैठकों के लिए अनुस्मारक सेट करना चाहिए।
आपको कार्य कार्यों के लिए अनुस्मारक की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आपने उन लोगों से निपटने के लिए अपने कैलेंडर में फ़ोकस समय समर्पित किया है।
आपको अनुस्मारक होने के लिए भी सेट करना चाहिए। उस घटना के होने पर आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे उपकरणों पर। उदाहरण के लिए:
हमेशा इस बारे में सोचें कि आपके द्वारा कार्य पूरा करने से पहले आपको क्या करना होगा, और कहां सेट करना है सही डिवाइस पर सही रिमाइंडर और उसके अनुसार ऐप।
फोकस्ड वर्क सेशंस का प्रभावी ढंग से इस्तेमाल करें
तो, फोकस टाइम आ गया है। अब क्या है?
सुनिश्चित करें कि आपका वातावरण ध्यान केंद्रित करने और उत्पादकता के लिए अनुकूल है। कार्यालय का दरवाजा बंद कर दें। अपना पसंदीदा सुखदायक संगीत चलाएं। अपने कंप्यूटर पर बैठें और केवल हाथ में काम पर ध्यान केंद्रित करना शुरू करें और कुछ नहीं।
आपका समय चमकने का समय है। यह तब होता है जब आप अंततः चीजों को प्राप्त करते हैं। दिन के अंत में आपकी अंतिम उत्पादकता काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि आप वास्तव में अपने "फ़ोकस टाइम" के दौरान कितना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
अपनी उत्पादकता को बढ़ाना चाहते हैं? यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप नियमित अंतराल पर छोटे विराम लेते हैं, का उपयोग करें। यह आपको और अधिक ताज़ा और केंद्रित रहने में मदद करेगा।
बड़ी तस्वीर पर ध्यान केंद्रित करने के लिए याद रखें
महीने में कम से कम एक बार, आपको अपनी समीक्षा करनी चाहिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप जिस चीज़ की ओर काम कर रहे हैं, वह आपके बड़े जीवन लक्ष्यों के साथ संरेखित है।
निश्चित नहीं कि वे लक्ष्य क्या हैं या उन्हें छोटे टुकड़ों में कैसे तोड़ा जाए? मैं Goalscape जैसे लक्ष्य योजना ऐप का उपयोग करने की अत्यधिक सलाह देता हूं।
यह एक सर्कल के अंदर अपने महत्वपूर्ण जीवन लक्ष्यों की कल्पना करने का एक रचनात्मक तरीका है। उस चक्र के चारों ओर शाखा लगाना उन चीज़ों को पूरा करने के लिए आवश्यक है जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं। आगे आप जितना बाहर जाएंगे, लक्ष्य उतने ही छोटे होंगे। बाहरी रिंग्स उन ब्लॉकों का निर्माण करती हैं जिनमें वे कार्य होते हैं जिन पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं।
हर महीने अपने गोल घेरे की समीक्षा करना क्योंकि आपके जीवन में परिवर्तन आपको उन चीजों को हटाने में मदद कर सकते हैं जो अब आपके लिए मायने नहीं रखती हैं, और नई चीजें जोड़ें ऐसा करें।
इन बड़े लक्ष्यों का उपयोग यह निर्देशित करने के लिए करें कि आप अपने टू-डू सूची में निर्धारित कार्यों को कैसे घटाते और प्राथमिकता देते हैं।
यदि Goalscape काम नहीं करता है। आपके लिए, चुनने के लिए बहुत से अन्य लक्ष्य योजना क्षुधा हैं।
ओवरप्लान या ओवर-व्यवस्थित न करें
सबसे महत्वपूर्ण रूप से, टूल को अपना काम करने दें। आपको केवल अपने समीक्षा सत्रों को व्यवस्थित करने और योजना बनाने के लिए खर्च करना चाहिए, लेकिन योजना और कार्य संगठन पर इतना समय केंद्रित न करें कि आपको कभी भी कोई वास्तविक काम नहीं करना पड़े।
यही कारण है कि दैनिक, साप्ताहिक शेड्यूल करना। और मासिक समीक्षा सत्रों को और अधिक व्यवस्थित कैसे किया जाए। ये समय आपके जीटीडी रूटीन को प्रबंधित करने के लिए समर्पित है। उस के बाहर, यह सब के बारे में है ... हो रही चीजें।
क्या चीजें आप के बारे में किया हो रही है? जो कुछ भी हम पहले से ही यहाँ शामिल नहीं है? टिप्पणियों में हमें बताएं।